Diverse werkzaamheden

Tijdens de afwikkeling van een nalatenschap – ook wel bekend als erfenis – moet een notariskantoor verschillende werkzaamheden verrichten. Denk in het algemeen aan het opstellen van verschillende juridische documenten zoals een verklaring van erfrecht, het aanschrijven van instanties en het doen van een aangifte erfbelasting en inkomstenbelasting. Doorgaans zijn we anderhalf tot twee jaar bezig met de afwikkeling van een nalatenschap. Er zijn echter verschillende factoren die van invloed zijn op de duur van het afwikkelingsproces. Hier volgt er een aantal.

1. Woonplaats van erfgenamen

Een erfenis met slechts enkele erfgenamen kan sneller worden afgehandeld dan een complexe erfenis met bijvoorbeeld veel erfgenamen. Echter, als er erfgenamen in het buitenland wonen, kan de afwikkelingstermijn aanzienlijk toenemen, en kan het zelfs tot drie of vier jaar duren. Dit is afhankelijk van de bereikbaarheid van de erfgenamen, wat soms bemoeilijkt wordt door verschillen in wetgeving en de noodzaak om instanties in het buitenland te benaderen en gemeenten te raadplegen.

Een extra complicerende factor is dat erfgenamen in het buitenland soms argwaan hebben ten opzichte van het contact dat wij proberen te leggen (aangezien we ook vragen om gegevens zoals een kopie van een legitimatiebewijs en een bankrekeningnummer). Dit komt voort uit het feit dat ze de overledene vaak niet persoonlijk kennen, waardoor het vaak noodzakelijk is om hen duidelijk te maken dat ze niet met een scam te maken hebben en dat onze communicatie legitiem is. Het opnieuw aanschrijven van deze erfgenamen en het geven van meer uitleg en informatie kost ook tijd.

2. Testament of geen testament en inhoud van het testament

Wanneer de overledene een testament heeft opgesteld waarin de erfgenamen zijn benoemd, kan dit het proces doorgaans versnellen. Zonder testament kan het langer duren om erfgenamen te identificeren. Bovendien is de formulering van de erfstelling in het testament van belang. Als het testament bijvoorbeeld specifiek vermeldt dat "Piet X" de erfgenaam is, is dit duidelijk. Maar als er bijvoorbeeld in staat: "mijn wettelijke erfgenamen" of "de kinderen van mijn broer," dan is er nog steeds verder onderzoek vereist. In veel gevallen moet dus alsnog een erfgenamenonderzoek worden uitgevoerd. De snelheid van dit onderzoek varieert per gemeente. In Amsterdam bijvoorbeeld duurt dit over het algemeen vrij lang, in Vlissingen duurt het gemiddeld een week en de gemeente Middelburg enkele dagen.

3. Beneficiair aanvaarden

Als een erfgenaam een nalatenschap beneficiair aanvaardt, duurt het ook even voordat we als notariskantoor het benodigde document waarin dat wordt geregeld van de rechtbank heeft ontvangen. Pas daarna kunnen we de verklaring van erfrecht opmaken.

4. Meewerken van erfgenamen

Als erfgenamen in harmonie met elkaar zijn, kan dit het proces versnellen. In geval van conflicten kan het juist langer duren. Je moet immers bemiddelen en tot een juridisch juiste oplossing komen waar iedereen zich in kan vinden. Soms is het zelfs noodzakelijk om juridische stappen te ondernemen of moeten geschillen worden voorgelegd aan de rechter. Dit kan het proces dan weer aanzienlijk vertragen.

5. Onroerend goed

Als er onroerend goed, zoals een woning, in de nalatenschap zit, kan dit ook extra tijd in beslag nemen, zeker als de woning in het buitenland gelegen is. De verkoop van een woning kost tijd en is afhankelijk van de dynamiek op de woningmarkt. Een woning die niet verkoopbaar is, kan de situatie extra bemoeilijken, zeker als er alleen geld in de woning zit en dit nodig is om vorderingen van schuldeisers en belastingen te kunnen voldoen.

6. Banken en andere instanties aanschrijven

Het overlijden wordt gemeld aan instanties die van het overlijden (nog) niet op de hoogte zijn. Abonnementen, verzekeringen en diensten moeten worden opgezegd of beëindigd en instanties moeten worden gevraagd om openstaande vorderingen in te dienen. Vaak wordt hier een termijn van zes weken aan gekoppeld waarbinnen instanties moeten reageren. Daarnaast worden documenten verzameld die nodig zijn voor de aangifte inkomstenbelasting en erfbelasting als er een aangifteplicht is. Ook worden alle benodigde bankzaken behandeld, zoals het verkrijgen van afschriften en het verwerken van blokkades en opheffingen volgens de verwerkingstermijnen van banken.

7. Belastingen en juridische vereisten

Belastingen en juridische verplichtingen zijn een essentieel onderdeel van het afwikkelen van een nalatenschap, en ook dit kan het proces vertragen. Een belangrijk aspect is de erfbelasting; als een erfgenaam meer erft dan het vrijgestelde bedrag, moet hij of zij erfbelasting betalen. Deze aangifte moet uiterlijk acht maanden na het overlijden worden ingediend. Meestal legt de Belastingdienst de definitieve aanslag binnen drie tot zes maanden op.

Daarnaast is er de aangifte inkomstenbelasting, zowel voor het jaar van overlijden als mogelijk het voorgaande jaar. Hoewel de Belastingdienst streeft naar het opleggen van de definitieve aanslag binnen drie maanden na ontvangst van de aangifte, kan de verwerking langer duren in geval van complicerende factoren, zoals bij ondernemingen of grotere vermogens (al dan niet in het buitenland), wat kan leiden tot overlapping met buitenlandse belastingregelingen. Soms moeten we ook wachten met het indienen van de aangifte omdat bepaalde uitkeringsinstanties pas in het volgende jaar de jaaroverzichten verstrekken voor het jaar van overlijden. Dit kan de afwikkeling verder vertragen.

Alle definitieve aanslagen moeten zijn ontvangen voordat een erfenis helemaal kan worden afgewikkeld. Het komt regelmatig voor dat we alleen nog wachten op de aangifte inkomstenbelasting, voordat de erfenis volledig kan worden afgewikkeld – en het resterend erfdeel kan worden uitgekeerd indien de erfenis nog geld bevat. We moeten tenslotte weten of er nog geld betaald dient te worden of dat er geld ontvangen wordt. In dit laatste geval is het ook wachten geblazen op de te ontvangen gelden van de Belastingdienst.

8. Schulden en claims

Heeft de overledene schulden achtergelaten, dan moeten die eerst worden afgelost en eventuele bezittingen moeten worden verkocht voordat de nalatenschap kan worden afgerond. Als er geschillen zijn, bijvoorbeeld over het betalen van schulden van de nalatenschap, kan dit negatieve impact hebben op de snelheid van het afwikkelingsproces.

Afhankelijkheden van derden

Uit deze punten blijkt al dat wij als notariskantoor in veel gevallen afhankelijk zijn van de reactietermijnen en doorlooptijden van instanties die betrokken zijn bij de afwikkeling van een nalatenschap. Dit geldt uiteraard ook voor de reactietermijn van erfgenamen. Hierdoor kan het dossier gedurende bepaalde fasen van het afwikkelingsproces in een zogenaamde 'wachtstand' liggen. Dan kunnen we weinig meer dan wachten op reacties van instanties of erfgenamen. Ondanks dat monitoren we wel de reactietermijnen, zodat het niet onnodig veel tijd in beslag neemt.

Geduld is een schone zaak

Over het algemeen is enig geduld wel nodig tijdens het afwikkelen van een nalatenschap, omdat het proces complex kan zijn. Een exacte afwikkelingsduur kunnen we dus nooit geven. Het varieert van geval tot geval en is mede afhankelijk van factoren zoals bovenstaande.

Meer informatie?

Heb je vragen over het afwikkelen van een nalatenschap of wens je de afwikkeling van een nalatenschap uit handen te geven? Neem dan gerust contact met ons op.

Met vriendelijke groet,

Charlotte Hilbert, notarieel jurist bij Sauer & Oonk